【法人向け】年賀状はネット注文の活用を! 流れや注意点を整理

取引先への大量送付も手軽に

取引先へ送付する年賀状が大量にある場合は、ネット注文の利用が便利です。年賀状のはがき準備から作成、注文までをWebにて行えます。サービスによっては投函まで任せられるものもあり、手間を大幅に削減可能です。

取引先の数が多いと、年賀状の作成作業も膨大となります。年賀状の作成自体は重要度の低い業務であり、あまり時間をかけると他の業務に支障をきたすおそれがあるため、できるだけ時間をかけずに行いたいところです。

特に、12月は繁忙期になる企業が多いことから、より一層業務の効率化や削減が求められます。ネット注文で年賀状を作成すると、作業時間を大幅に短縮できます。枚数が多いほど削減できる時間も増えるので、大量の年賀状を作成するならネット注文を活用するのがおすすめです。

1.デザイン・注文枚数を選択する

まずは年賀状のデザインをテンプレートの中から選びます。パプリでは送り先を問わずに使える定番テンプレートや、さまざまな仕事に合わせたデザインが施された業種別テンプレートを用意しているため、企業用の年賀状として使いやすいです。SDGsをテーマにしたデザインも用意しているので、自社の取り組みをアピールすることも可能です。個人用として使えるオシャレなものやかわいいデザインのテンプレート、パプリオリジナルデザインも揃っています。

デザインを選んだら、注文枚数を入力します。枚数は1枚から注文が可能です。1枚あたりの価格は、印刷料にはがき代63円を足した金額となります。

2.年賀状の内容を自由に編集する

選んだデザインを基にして内容を編集します。デザインはそのままに、自社ロゴを入れたり、スタンプの追加、文章の変更や追記をしたりといった編集が可能です。編集によって作りたい年賀状のイメージを簡単に具現化できます。選択したデザインによっては、白紙の状態から作れるものもあり、より自由度の高い年賀状に仕上げることが可能です。

年賀状の内容が完成したら、仕上がりイメージを確認します。仕上がりはPDF表示機能にて原寸大での確認が可能です。原寸大で確認できるため、レイアウトのズレがないかや、全体的のバランス調整なども行えます。

パプリではフォーマットが用意されているので、Web注文の利用が初めてでも簡単に年賀状作成が可能です。また、ロゴなどの画像を挿入する際にも、直感的な操作が可能となっており、迷わずに実行できます。明るさやコントラストの調整などもできるので、写真の挿入も手軽に行えます。

総額料金をチェックする

年賀状のネット注文サービスを利用する際には、料金を確認しましょう。料金の内訳は、印刷料金、デザイン料金、はがき代、送料、オプション料金などです。会社によってそれぞれの価格設定が異なるため、料金は総額で比較するようにしましょう。たとえば、印刷料金が安くてもデザイン料金が他社より高いなど、総額で見ないと比較が難しいこともあります。

印刷枚数によって価格が変動することも多いため、注文枚数をある程度決めてから見積もり依頼するのが望ましいです。印刷枚数が多いほど、1枚あたりの価格は安くなることが多いです。パプリでは枚数の他にデザインごとで印刷料金が異なります。

句読点を使わない

慶事の際は、句読点を用いないというルールがあります。年賀状も同様に、文中に句読点を打たないのがマナーです。理由として「句読点を打つ＝終止符を打つ」と捉えられていることが挙げられます。おめでたいことに区切りをつけることがないように、縁起担ぎの意味でこのようなルールがあると言われています。慣習的として「句読点は使わない」というルールができているため、ビジネス年賀状の場合はそれに則った書き方をした方が良いでしょう。

利用したいオプションで選ぶ

提供しているオプションは会社によって異なるため、希望するものがあるかを確認する必要があります。オプションには、印刷品質を高めるプレミアム印刷や、宛名印刷、入力代行、ポスト投函代行サービスなどがあります。無料で宛名印刷できるサービスを利用すれば、手間が省けて費用も抑えることが可能です。入力代行は宛名リストを渡すことで、宛名を入力してもらえます。取引先などの送る相手が多い場合に便利です。

投函代行サービスを付けることで、ポストまで行かずに済み、年賀状の出し忘れも防げます。年末は業務に追われて年賀状をうっかり出し忘れてしまうことも考えられ、発送が遅れると元日に間に合わなくなるおそれもあります。投函代行サービスがあれば、出し忘れの心配がなく、業務に集中することが可能です。

納期や配送のタイミングは必ず確認する

日本郵便は元日に年賀状を届けるために、12月25日までの差出しを呼びかけています。年賀状の受付開始は12月15日からとのことです。受付開始よりも早く年賀状を投函すると、通常郵便として扱われてしまい、年内に届く可能性があることから、期間中に出すようにしましょう。日頃お世話になっている取引先へ届くのが遅れると、せっかく年賀状を出したにも関わらず印象が悪くなる可能性もあるので、できるだけ元日に届くように差出すのが望ましいです。

従って、この期間に差出すために、ネット注文サービスによる年賀状作成を早めに行わなければなりません。また、12月は年賀状注文が膨大となり、多くの企業が繁忙期であるため、通常の納期よりも遅くなることが考えられます。年賀状のネット注文サービスの納期や配送のタイミングを確認しておき、ギリギリとならないように余裕を持って注文するのが無難です。注文受付やお届けを土日祝日に行っていないこともあるため、確認が必要です。

パプリは最短で注文の翌日にお届けできるので、使い勝手が良いです。ただし、年賀状の種類や配送エリアによって納期が異なるため、事前に確認する必要があります。また、土日祝日は注文受付とお届けが対象外となっています。

宛先と敬称に気を付ける

年賀状をネット注文する場合にも、宛先や敬称が間違っていないかを注意する必要があります。宛先や敬称を間違えられることは気持ちの良いものではなく、仕事でも確認不足が多いのではないかと思われかねません。企業や個人の常識を疑われることにもつながります。宛先を登録しておけば、翌年以降は自動入力を使えるため、間違えるリスクを減らせます。

ただし、部署や役職などの肩書きが変わった場合には、変更を反映しなければなりません。会社や部署宛ては御中、個人宛ては様というように、敬称の使い方にも気を配る必要があります。注文の際には必ず宛先が合っているか、敬称の使い方は適切であるかを確認するようにしましょう。