外国人で印鑑登録が必要なケースは? 印鑑を作るときのポイント

印鑑登録とは

印鑑登録とは、自分の所有している印鑑を「実印」と定めることです。住民票のある市町村役所に、実印として使用したい印鑑を持参し、手続きを行うことで登録できます。

「実印」とは法的な効力を持った印鑑のことで、一人につき一本のみの登録を認められています。同じ印鑑を二人以上の人が共有することもできません。実印はとても重要な印鑑ですので、登録後は大切に保管し、紛失しないよう注意しましょう。もし紛失してしまった場合は、速やかに市町村役所で登録変更の手続きを行わなければなりません。

印鑑登録が完了すると、「印鑑登録証」というカードが発行されます。このカードを市町村役所所定の窓口に提出すれば、「印鑑登録証明書」の交付を受けることができます。
「印鑑登録証明書」は、以下の2つの事実を証明するもので、実印を使用する契約の際に提出します。

・印鑑が印鑑登録されている実印であること
・実印が本人のものであること

印鑑登録証がなければ交付を受けられないため、こちらも実印同様、大切に保管してください。

本人が申請する場合

印鑑登録をしたい本人が申請する場合には、以下の2点が必要です。

・印鑑登録する印鑑
・在留カード、特別永住者証明書のいずれか

住民票のある市町村役所に2点を持参し、所定の窓口で手続きを行います。問題がなければ、申請後すぐに印鑑登録されます。

代理人が申請する場合

印鑑登録をしたい本人ではなく、代理人が申請する場合には、以下の5点が必要です。

・印鑑登録する印鑑
・本人の在留カード、特別永住者証明書のいずれかのコピー
・委任状
・代理人の本人確認書類
・代理人の印鑑（実印でなくても可）

委任状は、自治体によっては専用の用紙が用意されていることもあります。申請をする前に、自分の住民票のある自治体に問い合わせをしておくと安心です。

また、代理人が申請する場合は、窓口での手続きが2回必要になります。そのため、申請した日だけでは印鑑登録ができません。代理人が印鑑登録の申請をすると、数日後に「照会書」という書類が本人の自宅に郵送されます。この照会書の中にある「回答書」に本人が回答・署名したのち、もう一度窓口に行く必要があります。

窓口に本人が行く場合には、以下の3点が必要です。

・回答書
・印鑑登録する印鑑
・在留カード、特別永住者証明書のいずれか

窓口に代理人が再び行く場合には、以下の5点が必要です。

・回答書
・印鑑登録する印鑑
・本人の在留カード、特別永住者証明書のいずれか
・代理人の本人確認書類（申請時と同じもの）
・代理人の印鑑（実印でなくても可）

これらを持参して手続きすることで、印鑑登録が完了します。

印鑑の大きさ

印鑑は、一辺の長さが8㎜以上25㎜以内の正方形におさまる大きさであれば登録できます。一般的に、実印用として販売されている印鑑であれば、まず問題ありません。

実印用印鑑のサイズに多いのは、15㎜～18㎜ほどです。手の大きい方には16.5㎜～18㎜、手の小さい方には15㎜ほどのものが好まれますが、規定内であればお好みのサイズで作成できます。

刻印する名前

印鑑の刻印についても、名前であればどのような表記でもいいというわけではありません。印鑑に刻印できる名前は、住民票の記載により決定します。

基本的に、住民票に記載されている文字以外のものが刻印されている印鑑は登録できません。そのため、英語圏の方と漢字圏の方では、登録できる刻印が異なります。

・漢字圏の外国人の場合
漢字圏の方の住民票には、氏名のほかに通称を登録できます。したがって、住民票に氏名と通称の記載がある方は、以下の刻印の印鑑であれば登録可能です。

・氏名・通称のフルネーム
・氏名・通称の姓のみ
・氏名・通称の名のみ

氏名と通称を組み合わせたり、住民票の記載と異なる漢字を使用したりした刻印は認められません。注意しましょう。

・英語圏の外国人の場合
英語圏の方は、氏名のほかに、通称とカタカナ表記を登録できます。したがって、住民票に氏名と通称の記載がある場合は、以下の刻印の印鑑であれば登録可能です。

・氏名・通称・カタカナのフルネーム
・氏名・通称・カタカナの姓のみ
・氏名・通称・カタカナの名のみ

ミドルネームがある方はミドルネームも刻印できますが、その場合は以下の組み合わせに限られます。ミドルネームだけ、もしくはミドルネームと氏名の一部だけでは、登録できません。

・氏名・通称・カタカナの姓とミドルネーム
・氏名・通称・カタカナの名とミドルネーム
・氏名・通称・カタカナの姓名どちらかと、名やミドルネームのイニシャル

ただし自治体によっては、英語表記やイニシャルの刻印を認めていないところもあります。印鑑を用意する前に、住民票のある自治体の規定を確認しておきましょう。

印鑑登録できない印鑑の種類

印鑑の大きさと刻印が規定に合致していても、印鑑の種類によっては登録できないことがあります。以下では、登録できない印鑑の代表例を示します。

・印鑑の素材が変形しやすいもの
印影は、常に印鑑登録した形のままであることが重要です。
よって、ゴム印や指輪型などは登録できません。

・シャチハタ
大量生産で安価なスタンプ印のことです。
実印には、安価でも朱肉印のものを用意しましょう。

・印影が不鮮明または刻印の文字が判読できないもの
難解な古書体などでは、正しい氏名が記載されているか判別できません。

・氏名の文字以外の装飾や情報があるもの
写真やイラストの装飾、あるいは職業や屋号などが該当します。
これらの刻印があると、たとえ氏名が正しく刻印されていても、登録できません。

・外枠が適当でない
印鑑の外枠は、シンプルな丸形であることが必要です。
外枠が三分の一以上欠けていたり、全くなかったりするものは適していません。
同様に、外枠に装飾がある場合にも、登録できません。

・印鑑の凹凸が逆
押印した際に、文字が白抜きになるものは凹凸が逆です。
文字が朱肉で浮かび上がる凹凸のものにしましょう。

・印鑑の刻印が逆さ彫り
正しい向きで押印した際に、刻印が逆さになってはいけません。
刻印を上から下に読んだとき、正しい名前で読めるものが適しています。

以上の点を踏まえ、作成する印鑑は刻印が変形しにくい素材で、氏名のみのシンプルなものを選びましょう。

事前に市町村役所に確認するポイント

印鑑登録は規定が多いため、何から手を付けたらいいか、悩んでしまいがちです。そこで、何よりも初めに、自分の希望する方法で印鑑登録ができるかどうかを市町村役所に確認しましょう。

・印鑑の刻印に英語表記やイニシャルを使用したい場合、認められているかどうか
・英語圏の方でカタカナ表記をしたい場合の登録方法
・代理人による申請をする場合の委任状の書式や用紙

以上のポイントを確認できれば、あとは必要なものをそろえるだけで手続きできます。本人確認書類も準備できたら、印鑑を作成しましょう。