書類整理用ファイルのおすすめは？ 生産性アップにきく選び方･使い方
日々山のように出てくる書類は、そのつど取捨選択して整理し、適切に管理する必要があります。そこで活躍するのが書類整理ファイルです。この記事では、書類整理のポイントや適切なファイルの使い方、生産性アップにつながるファイルの選び方やおすすめのアイテムなどについて紹介します。書類整理がうまくいかずお悩みの人は、ぜひ参考にしてみてください。
【苦手な人必見】書類整理のポイント
仕事をするのに必要な書類が迷子になって見つからない、といった経験はないでしょうか。日ごろから書類整理を心がけていると、仕事の業務効率化や生産性アップにつながります。書類整理のポイントを押さえて、スマートに仕事をこなしていきましょう。
要らない書類は早急に捨てる
書類整理で大切なポイントは「要らない書類はすぐに捨てる」ことです。書類を保管できるスペースは限られているため、要らない書類を溜め込むと無駄なスペースを取ったり、書類を管理しにくくなったりします。必要な書類が要らない書類に紛れてしまい、いざというときにすぐに見つからないという事態にもなりかねません。
すでに終わった仕事の書類や保管期限の過ぎた書類、電子化した書類などは早めに処分しましょう。要らなくなったらすぐにシュレッダーする癖をつけたり、定期的に保管物を見直すルールを設けたりして、こまめな管理を心がけましょう。
使用頻度や重要度に合わせて書類を仕分ける
書類をひとまとめにして管理するのではなく、ルールを設けて分類するのも大切です。たとえば、ひと口に書類といっても、使用頻度順や重要度別に仕分けられるはずです。同じグループに仕分けてファイリングすれば、書類を管理しやすくなります。
さらに、ファイルにインデックスをつけると中身が判別しやすくなります。書類を探す時間や手間も省け、業務の効率化につながるでしょう。
書類整理ファイルの使い方とコツ
わざわざファイルを用意しても使い方が誤っていたり、用途が適切でなかったりすると使い勝手が悪くなり、余計なストレスを感じることになりかねません。ここでは、書類整理ファイルをうまく活用するためのコツについて解説します。
保管場所を明確に定めておく
ひとつ目のコツは、ファイルの保管場所を明確にしておくことです。書類を分類したら、あわせてファイルの定位置も決めておきましょう。「デスクの引き出し」や「書庫」といったように、具体的に場所を決めておくと安心です。
このとき、使う頻度が高いものは近くに、そうでないものは離れた場所に保管すると使いやすくなります。仕掛かり中の仕事の書類はさっと取り出せるデスク周辺に、保管期限が定められている帳簿や契約書などは書庫にしまうなど、具体的に場所を決めていきましょう。
使い終わったら元の場所に戻す
ふたつ目のコツは、きちんと元の場所に戻すことです。書類の保管場所を決めても、使ったあとに適当な場所に放置しては意味がありません。基本的なことですが、使い終わったファイルは元の場所へ速やかに戻してください。そうすることで、ファイルが散らかったり紛失したりすることを防げます。
また、誰が見てもわかりやすいようにファイル名や通し番号などをつけておくのがおすすめです。そうすることで、自分以外の人が使ったあとでも、元の場所にしっかりと戻してもらえます。
ファイルは立てて収納する
最後のコツは、ファイルを立てて収納することです。どんどん平積みにすると、目当てのファイルがどこにあるのか探しにくいうえに、取り出しにくくもなります。
また、種類が異なるファイルを積み上げると、下のファイルを取り出したときに崩れてしまうデメリットもあるため、基本的には立てて収納しましょう。
生産性アップにつながる書類整理ファイルの選び方
書類整理に欠かせないファイルですが、さまざまな種類があるため選び方に迷ってしまう人もいるかもしれません。適切に選ぶことで、仕事の効率も向上するはずです。ここでは、生産性アップにつながる書類整理ファイルの選び方を紹介します。
書類の量や使い方に応じて選ぶ
ファイルは、収納したい書類の量に合わせて選びましょう。書類を過度に綴じるとパンパンになって目的の書類を探すことも、取り出すことも困難になるので必要な容量を見極めてください。
また、実際にファイルを使うシーンを想定することも大切です。ファイルには持ち運びに適したものと置き型のものがあるので、入れた書類を持ち運ぶかどうかもポイントになります。たとえば、置き型のボックスタイプのファイルでは持ち運びは困難ですが、書類を簿冊式のファイルに綴じたうえでボックスタイプのファイルに収納すれば、持ち運びも社内管理も可能になります。
さらに、ファイルは書類の重要度に応じて変えることも大切です。重要な書類を入れる場合は、ファイルの表紙はある程度厚みをもたせたものを選ぶと書類が折れにくく、長期保管もしやすくなります。
書類の取り出しやすさにも注目する
収納した書類の取り出しやすさにも注目しましょう。スムーズに出し入れできれば、ストレスなく使えて書類の破損や紛失も防げます。
もし小さな書類を一緒に保管するなら、ポケットつきのファイルがおすすめです。紛失を防ぐだけでなく、スマートに収納できるのが魅力です。
処分のしやすさ・環境への影響も視野に入れる
ファイル選びは機能面だけでなく、処分のしやすさや、環境への影響も考慮しましょう。ファイルにはプラスチック製や紙製などさまざまな素材がありますが、最近ではSDGsへの関心も高まっているため、「脱プラ」の一環として紙製ファイルの検討をおすすめします。
紙製ファイルならプラスチックの使用量削減につながるだけでなく、不要になった書類をファイルごとシュレッダーで処分できたり、リサイクルできたりと、さまざまなメリットがあります。環境にも配慮できるうえ、業務効率化にもつながる便利なアイテムです。
書類整理におすすめのアイテム
書類整理のポイントやファイルの選び方を解説してきましたが、ここからは書類整理に役立つ具体的なアイテムについて解説します。
紙製ホルダー
書類を挟んでおくのにプラスチック製のクリアホルダーをよく見かけますが、紙製の製品もあります。ホルダーは分類方法や保管方法が定まっていないときや、必要性についてすぐに判断できない書類を一時的に保管しておくのに向いています。
前述したとおり、紙製ホルダーは処分しやすい点が魅力です。不要になったらホルダーごとシュレッダーにかけられるため、わざわざ書類とファイルを分別する手間も要りません。また、プラスチックごみの削減にもつながるため、脱プラが求められる昨今のニーズともマッチしたアイテムです。
書類はある程度時間が経ってから捨てるべきものや、保管方法が明確になってくることが少なくありません。具体的な保管方法が定まらない間は、紙製ホルダーを活用してみましょう。
アスクルでは紙製ホルダーに印刷して納品することも可能です。販促用に配ったり、取引先や顧客へ資料を渡したりするのにピッタリで、環境に配慮した紙製ホルダーなら企業のイメージアップにもつながることでしょう。
フラットファイル
アスクルでもっとも売れているのが「フラットファイル （エコノミータイプ）」です。シンプルな紙製の薄冊式ファイルで、日々増えていくちょっとした資料やマニュアルなどの保管に適しています。
書類に穴を開けて綴じ具に収納するので、種類の順番が狂いにくく、出し入れや順番の変更も手軽にできるのが魅力です。
紙の素材でできているとはいえ、比較的劣化にも強く、表紙も適度な厚みがあるので折れにくいのも特徴です。サイズやカラーも豊富でさまざまな書類の整理に役立ちます。
アスクルなら社名やロゴを印刷して納品できるので、こちらも販促用や取引先へ資料を渡すのにおすすめです。
個別フォルダー
クラフト紙でできたバーチカルタイプの「個別フォルダー」も書類整理におすすめです。書類に穴を開けずに保管できるうえ、フォルダーの間に挟んでおくだけなので簡単に出し入れできます。
インデックスを活用してラベリングすれば、ひと目でファイルの中身が認識できるのも魅力です。たとえば、保管期限をインデックスにラベリングして並べておけば、保管期限が到来したものから書類をさっと抜き出して処分するだけなので破棄するタイミングも見逃しません。
また、個別フォルダー自体が薄いため、省スペースで書類整理できます。自立できないので、ボックスファイルと組み合わせて使うのがおすすめです。
ボックスファイル
引き出しや書庫で書類を管理するなら、紙製の「ボックスファイル」がおすすめです。箱型なので大量の書類を収納できます。自立できない紙製ホルダーや個別フォルダーを保管しておくのにもおすすめです。
側面に目次欄があるタイプが一般的で、保管物の内容を記入したり、ラベリングしたりすることで、書類の管理がしやすくなります。紙製ではありますが、丈夫なので比較的長期間の使用にも耐えられます。
大量の書類の保管には向いていますが、それなりの大きさがあるため持ち運びには適していません。持ち出しが多い書類はフラットファイルなどに綴じてから、ボックスファイルで管理するのがよいでしょう。
クリアブック
書類をファイリングして整理したいけれど、大切な書類に穴を開けたくないという場合は「クリアブック」がおすすめです。ビニールポケットに書類を保管していくタイプで、汚れや水からも守ることができます。
続きの書類を背中合わせにしてポケットに収納していけば、本のように使えるのが特徴です。カラーが豊富なので、色ごとに書類を分類して整理することも可能です。
まとめ
書類整理を成功させるためには、ファイルごとの特徴を知り、適切なアイテムを選ぶことが大切です。紙製ファイルなら簡単に処分できるほか、脱プラの観点からもおすすめです。アスクルでは紙製ファイルを豊富に取り扱っています。ぜひ一度検討してみてください。
